Pracodawca ma prawo pozyskiwać dane o praktykach

Pracodawca, jeden z Wojewódzkich Ośrodków Ruchu Drogowego, podjął się sprawdzenia czy zatrudniony przez niego egzaminator prawa jazdy, na pewno odbywa aplikację radcowską w jednej z Okręgowych Izb Radców Prawnych, gdyż z tego tytułu egzaminatorowi przysługuje zwolnienie od pracy. W tym przedmiocie wypowiedział się Sąd.

Egzaminator prawa jazdy i jednocześnie aplikant aplikacji radcowskiej uzyskał informację od Okręgowej Izby Radców Prawnych, że jego obecny pracodawca podjął się takich działań i skierował w związku z tym skargę do Prezesa UODO.

W treści skargi Pan S.B. zarzucił WORD naruszenie art. 6 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 119, 4 maja 2016), dalej RODO, poprzez nie zastosowanie tego przepisu, to jest zbieranie informacji o jego udziale w aplikacji radcowskiej (przetwarzanie danych), bez upoważnienia prawnego do takiego działania. W ocenie Skarżącego żaden przepis RODO oraz żadnej innej ustawy nie zezwala na przetwarzanie tych danych.

Skarżący wskazał, że ww. dane były zbierane po jego wstąpieniu do związku zawodowego, następnie po niewyrażeniu zgody na zmniejszenie etatu w celu kontynuowania aplikacji, późniejszym nieudzielaniu mu dni wolnych na udział w aplikacji radcowskiej na wniosek złożony na podstawie art. 34 ust. 2 ustawy o radcach prawnych. Zdaniem Skarżącego działanie pracodawcy nie miało żadnego legalnego celu i naruszało jego godność przez nakładanie obowiązku tłumaczenia się pracodawcy gdzie był w czasie wolnym od pracy.

Mając na uwadze powyższe Skarżący wniósł o nakazanie zaprzestania nielegalnego przetwarzania jego danych osobowych, nałożenie kar administracyjnych i dokonanie stwierdzenia naruszenia prawa.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności od WORD:

Z wyjaśnień tych wynikało, że Skarżący jest pracownikiem WORD w […] na stanowisku egzaminatora prawa jazdy (dowód: wyjaśnienia WORD z […] czerwca 2020 r.). Na podstawie art. 34 ustawy o radcach prawnych Skarżący wnioskował do pracodawcy o zwolnienie od pracy w celu udziału w zajęciach na aplikacji radcowskiej oraz o zmianę dni pracy (dowód: wyjaśnienia WORD z […] czerwca 2020 r.). WORD zobowiązał Skarżącego do potwierdzania jego udziału w zajęciach dla aplikantów radcowskich przez osoby uprawnione w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w […] (dowód: kopia pisma z […] lutego 2019 r.) z uwagi na fakt, że u pracodawcy jakim jest WORD, egzaminatorów, którzy przeprowadzają egzaminy państwowe prawa jazdy obowiązuje harmonogram pracy. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 28.06.2019 w sprawie egzaminowania osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami, szkolenia egzaminowania (…) w § 13 ust. 3 pkt 3, pkt 4 i ust 4 wprowadza ograniczenia ilościowe i czasowe w zakresie przeprowadzania egzaminów przez danego egzaminatora w ciągu dnia. Zatem każda zmiana harmonogramu pracy wywiera istotny wpływ na możliwość przeprowadzenia zaplanowanych egzaminów oraz wpływa na obowiązki pracownicze innych pracowników – egzaminatorów. Przestrzeganie ustalonego czasu pracy jest obowiązkiem pracownika wynikającym z art. 100 i art. 22 k.p. Dlatego też WORD jako pracodawca był uprawniony do tego, aby pracownik potwierdził fakt uczestnictwa w zajęciach szkoleniowych, na który to cel uzyskiwał od pracodawcy zwolnienia od pracy oraz zmiany harmonogramu czasu pracy.

Organ nadzorczy mając takie argumenty wydał decyzję odmawiającą uwzględniania wniosku aplikanta radcowskiego działając na podstawie:

art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.) w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 58 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 119, 4 maja 2016) dalej RODO, po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana S. B., na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w […] z siedzibą w […] (WORD) polegające na pozyskiwaniu i przetwarzaniu jego danych osobowych w zakresie uczestnictwa w zajęciach w związku z odbywaniem aplikacji radcowskiej w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w […], odmówił uwzględnienia wniosku.

Prezes UODO uzasadniając swoją decyzję wskazał, że:

Z art. 34 ust. 2 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 75) wynika, że pracownikowi wpisanemu na listę aplikantów radcowskich, który nie uzyskał zgody pracodawcy na odbywanie aplikacji radcowskiej, przysługuje zwolnienie od pracy w celu uczestniczenia w obowiązkowych zajęciach szkoleniowych bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Stosownie natomiast do art. 22¹ § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), dalej jako k.p., pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Organ podkreślił, że na podstawie art. 34 ust. 2 ustawy o radcach prawnych WORD jako pracodawca był zobowiązany do zwolnienia Skarżącego z obowiązku świadczenia pracy wyłącznie w celu uczestniczenia w obowiązkowych zajęciach szkoleniowych. Nie był to czas wolny od pracy, który Skarżący mógł wykorzystać dobrowolnie, a jedynie w tym konkretnym celu. W ocenie Prezesa UODO pracodawca mógł zatem żądać udokumentowania obecności Skarżącego na zajęciach szkoleniowych zgodnie z przedstawionym przez niego harmonogramem, dla potwierdzenia czy zwolnienie od pracy jest wykorzystywane zgodnie z celem.

Reasumując organ stwierdził, że pozyskiwanie przez WORD danych osobowych Skarżącego w zakresie uczestnictwa w zajęciach w związku z odbywaniem aplikacji radcowskiej w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w […] było legalne i miało oparcie w ww. przepisach oraz przesłance określonej w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jak łatwo się domyśleć pracownik WORD nie podzielił przedstawionego przez Prezesa UODO poglądu i złożył skargę do WSA w Warszawie.

Sąd oddalił skargę podkreślając, że:

Skarga oceniana w świetle powyższych kryteriów nie zasługuje na uwzględnienie, bowiem zaskarżona decyzja Prezesa UODO z dnia […] marca 2021 r. nr […] o odmowie uwzględnienia wniosku S. B. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w […] nie narusza prawa. Organ trafnie bowiem uznał, że Dyrektor WORD w […] – administrator danych osobowych Skarżącego jako jego pracodawca – legitymował się przesłanką legalizującą przetwarzanie danych, wyrażoną w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nie ulega wątpliwości, że dane Skarżącego, które były pozyskiwane i przetwarzane, a więc jego dane osobowe w zakresie uczestnictwa w zajęciach w związku z odbywaniem aplikacji radcowskiej należą do tzw. “danych zwykłych”, których przetwarzanie reguluje art. 6 ust. 1 RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona jest przesłanka wskazana w tym przepisie. Zgodnie z art. 6 ust.1 lit. f RODO, który to przepis stanowił podstawę przetwarzania danych, przetwarzanie jest zgodne z prawem, gdy jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Na podstawie art. 34 ust. 2 ustawy o radcach prawnych Skarżący został zwolniony od pracy w konkretnym celu, tj. w celu uczestniczenia w obowiązkowych zajęciach szkoleniowych na aplikacji radcowskiej. W związku z tym Sąd w pełni podziela stanowisko organu, że WORD mógł żądać udokumentowania przez Skarżącego obecności na zajęciach szkoleniowych zgodnie z przedstawionym przez niego Harmonogramem. Oznacza to, zdaniem Sądu, że w sprawie wystąpiła rozsądna potrzeba dla realizacji celu przetwarzania danych osobowych Skarżącego.

Odnosząc się do zarzutów skargi należy wskazać, że Sąd nie dopatrzył się naruszenia przepisów postępowania wskazanych w skardze, gdyż w ocenie Sądu zgromadzony w sprawie materiał dowodowy jest wystarczający do wydania prawidłowego rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie natomiast fakt udzielenia, czy też nie udzielenia Skarżącemu zgody na odbycie aplikacji, jest w tej sprawie irrelewantny.