WSA: Prezes UODO zasadnie upomniał NIK

W tym orzeczeniu WSA w Warszawie zgodził się ze stanowiskiem Prezesa UODO wyrażonym w decyzji tego organu z grudnia 2022 r..

Organ nadzorczy udzielił Najwyższej Izbie Kontroli upomnienia za:

naruszenie art. 5 ust. 1 lit. a), c) i d) oraz art. 6 ust. 1 RODO, polegającego na udostępnieniu Sądowi Okręgowemu w L. […] Wydział Cywilny, w związku z toczącym się przed nim postępowaniem, danych osobowych skarżącego zawartych w prawomocnej decyzji z […] czerwca 2016 r. o umorzeniu tego postępowania wraz z uzasadnieniem z […] czerwca 2016 r., dołączonej do jego akt osobowych

W uzasadnieniu decyzji administracyjnej możemy przeczytać, że:

skarżący był zatrudniony jako kontroler w Delegaturze NIK w L. od […] stycznia 1986 r. do […] lutego 2018 r., tj. do przejścia na emeryturę. Podczas zapoznawania się z aktami postępowania sądowego o sygnaturze […] prowadzonego przez Sąd Okręgowy w L., którego jest stroną w sprawie przeciwko Dyrektorowi Delegatury NIK w L. o ochronę dóbr osobistych, skarżący ujawnił, że pracodawca przekazał […] października 2018 r. sądowi jego akta osobowe zawierające prawomocne orzeczenie z […] czerwca 2016 r. o umorzeniu postępowania dyscyplinarnego przeciwko niemu wraz z uzasadnieniem z […]czerwca 2016 r. NIK wyjaśniła, że akta osobowe skarżącego aktualnie znajdują się w ww. sądzie w związku z toczącym się postępowaniem.

Pracodawca przekazał dane osobowe skarżącego wraz z aktami osobowymi zawierającymi prawomocne orzeczenie z […] czerwca 2016 r. o umorzeniu postępowania dyscyplinarnego przeciwko skarżącemu wraz z uzasadnieniem z […] czerwca 2016 r. na wniosek sądu z […] października 2017 r. do sprawy […].

Akta sprawy z postępowania dyscyplinarnego przechowywane są w archiwum zakładowym NIK i są przygotowywane do brakowania. Teczka z aktami ww. sprawy jest przygotowana do procedury brakowania. Skarżący pismem z […] grudnia 2018 r. zwrócił się do NIK o przekazanie poświadczonych odpisów dotyczących go urzędowych dokumentów wytworzonych w Delegaturze NIK w L. w postaci przedmiotowych wyżej już przywołanych notatek służbowych.

Konkludując, przedmiotowa decyzja o umorzeniu postępowania dyscyplinarnego prowadzonego przez NIK przeciwko skarżącemu nie powinna znajdować się w jego aktach osobowych

W ocenie organu w przedmiotowej sprawie doszło do naruszenia ochrony danych osobowych skarżącego, które polegało na naruszeniu przez pracodawcę zasady prawidłowości przetwarzanych danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych skarżącego.

NIK złożył skargę do WSA w Warszawie wskazując, naruszenie przepisów, które mogło mieć istotny wpływ na treść rozstrzygnięcia, a mianowicie:

– art. 58 ust. 2 pkt 2 lit. b) RODO poprzez jego niewłaściwe zastosowanie polegające na skorzystaniu z uprawnienia naprawczego, tj. udzieleniu upomnienia, w sytuacji gdy w dacie wydania ww. decyzji Prezesa UODO, NIK nie przetwarzała danych osobowych skarżącego w postaci prawomocnej decyzji z […] czerwca 2016 r. o umorzeniu postępowania wraz z uzasadnieniem z […] czerwca 2016 r. poprzez udostępnienie ich Sądowi Okręgowemu w L. […] Wydział Cywilny w aktach osobowych skarżącego;

– naruszenie art. 7, art. 77 § 1 Kpa poprzez nierozpatrzenie całości materiału dowodowego oraz jego dowolnej ocenie, przejawiającej się nie uwzględnieniem faktu, że na dzień wydania przedmiotowej decyzji Prezesa UODO z […] grudnia 2022 r., NIK nie przetwarzała ww. decyzji z […] czerwca 2016 r. o umorzeniu postępowania wraz z uzasadnieniem z […] czerwca 2016 r. poprzez udostępnienie ich Sądowi Okręgowemu w L. […] Wydział Cywilny w aktach osobowych skarżącego.

Sąd oddalił skargę podnosząc, że:

fakt udostępnienia danych osobowych skarżącego nie był w ogóle negowany przez NIK, która na żadnym etapie postępowania nie zakwestionowała zarzutu nieuprawnionego udostępnienia danych skarżącego. NIK przyznała w swoich wyjaśnieniach, że dopuściła się nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych skarżącego. Organ trafnie ocenił więc działanie administratora i wobec stwierdzenia spełnienia przesłanek do zastosowania uprawnienia naprawczego miał prawo udzielić NIK upomnienia;

bez znaczenia dla stwierdzenia naruszenia i zastosowania kwestionowanego przez NIK uprawnienia naprawczego jest okoliczność czy stan naruszenia utrzymywał się w chwili wydania decyzji, czy nie. Samo stwierdzenie przez organ naruszenia art. 6 ust. 1 RODO przez NIK było wystarczającą podstawą do zastosowania upomnienia. Skorzystanie z tego środka naprawczego było adekwatne i niezbędne dla osiągnięcia celu jakim było ukaranie NIK i zapobieżenie w przyszłości ponownemu naruszeniu przez nią przepisów.

Przepis art. 248 § 1 k.p.c. wprost wskazuje, że każdy obowiązany jest przedstawić na zarządzenie sądu w oznaczonym terminie i miejscu dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dokument zawiera informacje niejawne. Wobec powyższego, organ nie mógł ocenić działań administratora jako bezprawnego, a tym samym zarzut skarżącego należy uznać za bezzasadny.

Skarżący domagał się kopii konkretnych dokumentów, natomiast RODO nie posługuje się pojęciem “kopii dokumentów zawierających dane osobowe”, używa natomiast pojęcia “kopia danych”.

Oznacza to, że ewentualna realizacja tak sformułowanego żądania, w oparciu o art. 15 ust. 3 RODO, polegałaby na sporządzeniu kopii lub odpisu dokumentu (nośnika) zawierającego dane osobowe oraz inne dane osoby, której dane dotyczą, ale z pominięciem innych informacji, niebędących danymi osobowymi osoby, która złożyła wniosek, znajdującymi się w tym nośniku, jak i poprzez podanie uprawnionemu treści jego danych osobowych, co nie jest równoznaczne z wydaniem kopii dokumentu.