W pewnym urzędzie niewłaściwe wykorzystanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów doprowadziło do naruszenia przepisów RODO.  Pracodawca udostępnił za pomocą takiego systemu treść uchwały o odwołaniu jednego z pracowników z dyrektorskiego stanowiska. Według tego Pracodawcy taki teoretyczny dostęp do treści dokumentu istniał przez “bardzo krótki okres czasu” – choć z treści uzasadnienia wyroku trudno się dowiedzieć czy ten okres liczony był w godzinach czy dniach.  Prezes UODO otrzymał skargę tego Pracownika i podjął się wyjaśnieniu sprawy. Organ podniósł, że w toku postępowania ustalono, iż w dniu […] lipca 2021 r. Izba w systemie elektronicznego obiegu dokumentów ELDOK udostępniła na rzecz pracowników Izby uzasadnienie uchwały o odwołaniu skarżącej ze stanowiska Dyrektora Biura Izby, w którym wskazana była przyczyna zwolnienia oraz dane adresowe skarżącej. Izba wyjaśniła organowi, że dane skarżącej zawarte w uzasadnieniu uchwały były tylko teoretycznie dostępne przez bardzo krótki czas w systemie ELDOK dla innych pracowników Izby. Zgodnie z poczynionymi przez Izbę ustaleniami w ramach kontroli Administratora Systemów Informatycznych i Inspektora Ochrony Danych wyznaczonych w Izbie, żaden pracownik Izby, poza Członkami Zarządu Izby i jednym pracownikiem, tj. L. J., działającym na prośbę samej skarżącej, nie skorzystał w tym czasie z dostępu do tego dokumentu i danych osobowych skarżącej w nim zawartych. Ponadto Izba wskazała, że L. J. nie mógł początkowo odnaleźć uzasadnienia uchwały w systemie ELDOK, odnalazł ją i wysłał do skarżącej screen dopiero po otrzymaniu dokładnej instrukcji miejsca znajdowania się tego dokumentu od samej skarżącej. Powyższe doprowadziło organ nadzorczy do wydania w październiku 2023 r. decyzji, w której: udzielił […] Izbie Rolniczej upomnienia za naruszenie art. 6 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia nr 2016/679 polegające na udostępnieniu bez podstawy prawnej na rzecz innego pracownika Izby danych osobowych J. S., w zakresie adresu zamieszkania oraz informacji o przyczynie zwolnienia ze stanowiska Dyrektora Biura Izby poprzez zamieszczenie w systemie elektronicznego obiegu dokumentów ELDOK uzasadnienia uchwały o jej odwołaniu Zdaniem organu: Izba umożliwiła zatem dostęp do danych osobowych […]