Ta decyzja organu nadzorczego oraz późniejszy wyrok WSA w Warszawie spowoduje dużo pracy związanej z przeglądem procedur dotyczących usuwania adresów e-mail byłych pracowników. Prezes UODO rozpoznawał skargę osoby, która nie pracuje u administratora ponad 5 miesięcy. Administrator ten cały czas używa adresu e-mail, który składa się z pierwszej litery imienia oraz całego nazwiska tego byłego pracownika. Byłemu pracownikowi nie podoba się takie przetwarzanie jego danych, więc składa skargę do organu nadzorczego. Prezes UODO, w marcu 2023 r., nakazuje Administratorowi: usunięcie danych osobowych uczestnika postępowania w zakresie adresu e-mail, zawierającego pierwszą literę jego imienia oraz jego nazwisko, tj. […], z uwagi na naruszenie art. 5 ust. 1 lit. a), lit. c) i lit. e) w związku z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO poprzez wykorzystywanie tego adresu przez okres dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane przez spółkę Organ nadzorczy od razu podnosi w uzasadnieniu decyzji, że: nie kwestionuje przysługującego skarżącej uprawnienia do przetwarzania danych osobowych jej byłego pracownika (uczestnika postępowania) w ww. zakresie, w celu zapewnienia ciągłości spraw służbowych oraz korespondencji handlowej prowadzonej pomiędzy spółką a jej klientami i kontrahentami; ale jednak skoro zatrudnienie uczestnika postępowania ustało w listopadzie 2021 r., to przetwarzanie jego służbowego adresu e-mail powinno zostać ograniczone przez spółkę do kierowania automatycznej odpowiedzi do nadawców wiadomości na ten adres. w odpowiedzi tej należy poinformować, że […] nie jest już aktualnym adresem do prowadzenia korespondencji ze skarżącą, podając jednocześnie właściwy adres poczty elektronicznej do kontaktu z przedstawicielami spółki. Administrator wskazywał, że: usunięcie ww. adresu e-mail spowodowałoby negatywne konsekwencje w postaci utraty intratnych relacji handlowych z kontrahentami oraz klientami; oraz co dla mnie najistotniejsze podnosił, że: wysyłanie automatycznej odpowiedzi do klientów i kontrahentów czy przekierowanie kontaktów na inne adresy e-mail wymaga dalszego przetwarzania służbowego adresu poczty elektronicznej uczestnika postępowania, czego przecież organ zakazuje skarżącej. Spółka zakwestionowała też wykonalność decyzji Sąd wskazał, że: bezsporne między stronami było […]