Prezes UODO żąda dowodu skutecznego doręczenia kopii danych

W jednej z decyzji Prezes UODO zwrócił się do administratora danych z wezwaniem do uzupełniania informacji o sposobie skutecznego doręczenia pisma zawierającego treść obowiązku informacyjnego.

Decyzja została wydana w lutym 2020 r., a w lutym br. opublikowanej jej treść.

Z jej uzasadnienia wynika, że w zamierzchłych czasach pewien Obywatel złożył do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych skargę na “niewypełnienie wobec niego obowiązku informacyjnego, przez T. S.A.”.

Nadto w październiku 2017 r. Skarżący na podstawie przepisu obowiązującej wtedy ustawy o ochronie danych osobowych zwrócił się do administratora z wnioskiem o udzielenie mu takich informacji jak np. o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych zawartych w takim zbiorze czy też, od kiedy przetwarza się w zbiorze dane jej dotyczące, oraz podania w powszechnie zrozumiałej formie treści tych danych.

W związku z nieudzieleniem odpowiedzi przez administratora na zgłoszony wniosek Skarżący skierował do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych skargę, w której zażądał: usunięcia uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych poprzez wypełnienie wobec niego obowiązku informacyjnego jak, również zawiadomienia prokuratury w przypadku braku dowodów na spełnienie wobec niego ww. obowiązku.

Administrator, w odpowiedzi udzielonej Prezesa UODO, przedstawił:

pisma realizujące obowiązek informacyjny wobec Skarżącego jednakże bez dowodu skutecznego ich doręczenia

Prezes UODO zwrócił się w październiku 2019 r. o przedłożenie dowodów takiego doręczenia i uzyskał odpowiedź od administratora danych, że:

z uwagi na to że pisma z dnia […] marca 2018 r. oraz z dnia […] kwietnia 2018 r. zostały wysłane do Skarżącego listami zwykłymi (…) Spółka nie posiada kopii nadania ww. listów poleconych

Taka odpowiedź administratora skutkowała wydaniem przez Prezesa UODO:

nakazuje T. S.A.,  spełnienie obowiązku informacyjnego wobec Pana I. K. poprzez podanie mu na piśmie informacji, o których mowa w art. 15 RODO

Taki nakaz Prezes UODO uzasadnił tym, że:

zgodnie z art. 12 RODO administrator podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem – w szczególności gdy informacje są kierowane do dziecka – udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji, o których mowa w art. 13 i 14 RODO, oraz prowadzić z nią wszelką komunikację na mocy art. 15-22 i 34 RODO w sprawie przetwarzania. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób,  w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda, informacji można udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą.

w toku postępowania zgromadzony materiał dowodowy wykazał, iż T. nie dysponuje dowodem na to, że skutecznie udzielił Skarżącemu informacji wskazanych w art. 32 ust. 1 pkt 1-5 ustawy z 1997 r. realizując tym samym wobec Skarżącego obowiązek informacyjny. W szczególności za dowód dostarczenia korespondencji nie można uznać kopii pism zawierających dane adresowe Skarżącego, jak również wygenerowane z systemu potwierdzenie jego adresu do korespondencji. Kopie pism przedstawione przez T. w wyjaśnieniach z […] października 2019 r. świadczą jedynie o fakcie ich sporządzenia, nie stanowią natomiast dowodu na okoliczność, że Skarżący skutecznie zapoznał się z ich treścią.

wobec braku przedstawienia przez T. niebudzących wątpliwości dowodów potwierdzających wysyłkę zaadresowanych do Skarżącego pism, należy uznać, że obowiązek informacyjny przewidziany w art. 33 ust. 1 ustawy z 1997 r. nie został wykonany. Tym samym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął jak w pkt 1 sentencji decyzji.